- Published on
การรับรองเอกสารกับสถานทูตสเปนในประเทศไทย: ขั้นตอนสำคัญที่ต้องรู้ก่อนยื่นเอกสาร
ผู้ที่ต้องการนำเอกสารไทยไปใช้ในประเทศสเปน ไม่ว่าจะเป็นการทำงาน การเรียนต่อ การสมรส
หรือการดำเนินธุรกรรมทางกฎหมาย จำเป็นต้องผ่านกระบวนการ รับรองเอกสาร (Legalization)
ให้ถูกต้องตามมาตรฐานของทั้งประเทศไทยและประเทศสเปน เพื่อให้เอกสารมีผลผูกพันตามกฎหมาย
ในต่างประเทศหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญที่สุดคือการรับรองเอกสารที่ สถานทูตสเปนประจำประเทศไทย ซึ่งจะยืนยันความถูกต้องของเอกสารไทยก่อนนำไปใช้ต่อในประเทศสเปน โดยบทความนี้ผมจะสรุป
ขั้นตอนการรับรองเอกสารที่เคยทำมาหลากหลายเคส พร้อมข้อมูลที่ควรรู้ก่อนยื่นเอกสาร
หรือการดำเนินธุรกรรมทางกฎหมาย จำเป็นต้องผ่านกระบวนการ รับรองเอกสาร (Legalization)
ให้ถูกต้องตามมาตรฐานของทั้งประเทศไทยและประเทศสเปน เพื่อให้เอกสารมีผลผูกพันตามกฎหมาย
ในต่างประเทศหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญที่สุดคือการรับรองเอกสารที่ สถานทูตสเปนประจำประเทศไทย ซึ่งจะยืนยันความถูกต้องของเอกสารไทยก่อนนำไปใช้ต่อในประเทศสเปน โดยบทความนี้ผมจะสรุป
ขั้นตอนการรับรองเอกสารที่เคยทำมาหลากหลายเคส พร้อมข้อมูลที่ควรรู้ก่อนยื่นเอกสาร
ทำความเข้าใจ: ทำไมต้องรับรองเอกสารกับสถานทูตสเปน?
ประเทศสเปนไม่ได้เป็นประเทศสมาชิกอนุสัญญา Apostille ร่วมกับประเทศไทย ดังนั้นเอกสารไทย
ที่ต้องใช้ในสเปน ต้องผ่านการรับรอง 2 ขั้นตอน ได้แก่ การรับรองนี้เป็นการยืนยันว่า
ที่ต้องใช้ในสเปน ต้องผ่านการรับรอง 2 ขั้นตอน ได้แก่ การรับรองนี้เป็นการยืนยันว่า
- เอกสารฉบับไทยที่ออกจากหน่วยงานเป็นของจริง
- ลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่ผู้ที่ลงนามในเอกสารถูกต้อง
- การแปลภาษาสเปนถูกต้องตามเนื้อหา
จึงสามารถใช้งานต่อในประเทศสเปนได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย
ขั้นตอนการรับรองเอกสาร
ขั้นตอนที่ 1: แปลเอกสารราชการไทยเป็นภาษาอังกฤษ เอกสารทั้งหมดต้องแปลโดยนักแปลผู้เชี่ยวชาญ เพื่อให้เนื้อหาสอดคล้องกับข้อความในเอกสารเพื่อให้เอกสารดังกล่าวสามารถพร้อมที่ยื่นเข้ารับรองที่กรมการกงสุลได้อย่างถูกต้อง
ตัวอย่างเอกสารที่นิยมแปล ได้แก่
ตัวอย่างเอกสารที่นิยมแปล ได้แก่
- สูติบัตร
- ทะเบียนสมรส
- หนังสือรับรองสถานภาพโสด
- ใบปริญญา หรือทรานสคริปต์
- หนังสือรับรองการทำงาน
- เอกสารทะเบียนบ้าน
- เอกสารการเปลี่ยนชื่อหรือนามสกุล
ขั้นตอนที่ 2: รับรองเอกสารที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศของไทย
เมื่อนำเอกสารที่แปลแล้วไปยื่นที่กรมการกงสุล เจ้าหน้าที่จะตรวจสอบ
*สิ่งที่ควรทราบ* การรับรองความถูกต้องของเอกสารต้นฉบับและลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่ที่ออกเอกสารให้ จึงเป็นต้องใช้ระยะเวลาดำเนินการพอมากพอสมควร ซึ่งอาจใช้ระยะเวลาไปถึง 2-4 สัปดาห์หรือมากกว่านั้น หากเอกสารที่ออกมาไม่มีลายมือชื่อโดยเจ้าหน้าที่ที่ออกเอกสารกับทางกรมการกงสุลไทย
จากประสบการณ์ที่ได้ทำให้กับทางลูกค้าและผ่านขั้นตอนนี้มา ขั้นตอนค่อนข้างที่จะยุ่งยาก เนื่องจากเจ้าหน้าที่ที่ออกเอกสารบางท่านหรือเป็นผู้ดำรงตำแหน่งใหม่นั้น ไม่เคยนำส่งลายมือชื่อของตนเองเข้าที่กรมการกงสุลไทยหรืออาจจะในพื้นที่ดังกล่าวไม่เคยมีผู้ใช้บริการท่านใดต้องเดินทางไปสเปนหรือประเทศอื่นๆ
ที่ต้องดำเนินการในลักษณะดังกล่าว จะทำให้เอกสารนั้นยังไม่สามารถดำเนินการรับรองได้
ซึ่งสิ่งที่ลูกค้าจะพบเจอเคสปัญหาต้องรอเอกสารที่จะรับรองใช้เวลานานขึ้น จากที่เคยทำมานั้นหากเราให้ทางเจ้าหน้าที่กรมการกงสุลไทยเป็นผู้ดำเนินการจัดทำเอกสารที่มีชื่อเรียกว่า "เอกสารนำส่งลายมือชื่อ (หน่วยงานราชการ)" เพื่อส่งไปยังหน่วยงานต้นทางขั้นตอนนี้ทางเจ้าหน้าที่จะดำเนินการเอกสารตามระบบ ซึ่งเจ้าหน้าที่กรมการกงสุลไทยเองและเจ้าหน้าที่อำเภอต้นทางก็จะดำเนินการตามขั้นตอนของระบบเช่นกัน จึงทำให้เอกสารนั้นใช้ระยะเวลาดำเนินการมาก
ปัญหาที่พบเจอหากเราจำเป็นต้องใช้เอกสารดังกล่าวอย่างเร่งด่วน ต้องติดต่อไปยังหน่วยงานอำเภอเพื่อร้องขอให้ทางเจ้าหน้าที่เร่งดำเนินการให้แต่ใดๆ ก็ตามก็จะต้องเป็นไปตามระยะเวลาของขั้นตอนที่เจ้าหน้าที่แจ้งให้ทราบ
*บางกรณี ที่เจ้าหน้าที่ได้นำส่งลายมือชื่อของตนเองเข้ากรมการกงสุลไทยแล้ว แต่เอกสารที่ออกให้ผู้ใช้บริการเป็นลายมือชื่อใหม่ และลายมือชื่อไม่ตรงกับตอนที่ส่งไปครั้งแรก จะต้องทำเรื่องนำส่งใหม่เช่นกัน
*บางกรณี ที่เจ้าหน้าที่ได้นำส่งลายมือชื่อของตนเองแต่เป็นข้อมูลภาษาไทยเข้ากรมการกงสุลไทย แต่เอกสารที่ออกให้เป็นภาษาอังกฤษ จะต้องทำเรื่องนำส่งใหม่เช่นกัน (เช่นเดียวกับนำส่งลายมือชื่อเป็นภาษาอังกฤษแต่ออกเอกสารเป็นภาษาไทย) ต้องนำส่งใหม่เช่นกัน
*สิ่งที่ควรรู้* เอกสารที่ออกโดยหน่วยงานไทยจะต้องรับรองเอกสารบนต้นฉบับจริงที่ออกมาเท่านั้น กรณีที่เอกสารใดๆ ที่เป็นเอกสารที่ออกได้ 1 ครั้งหรือมีเพียง 1 ฉบับ หรือเอกสารเก่ามากแล้ว ควรติดต่อ
เจ้าหน้าที่ให้ดำเนินการคัดสำเนาเอกสารพร้อมลงลายมือชื่อและวันที่พร้อมตราประทับหน่วยงานให้สมบูรณ์ก่อน หรือขอคัดเอกสารใหม่
- ความถูกต้องของเอกสารต้นฉบับ
- ความถูกต้องของคำแปล
- ลายมือชื่อและตราประทับของหน่วยงานไทย
*สิ่งที่ควรทราบ* การรับรองความถูกต้องของเอกสารต้นฉบับและลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่ที่ออกเอกสารให้ จึงเป็นต้องใช้ระยะเวลาดำเนินการพอมากพอสมควร ซึ่งอาจใช้ระยะเวลาไปถึง 2-4 สัปดาห์หรือมากกว่านั้น หากเอกสารที่ออกมาไม่มีลายมือชื่อโดยเจ้าหน้าที่ที่ออกเอกสารกับทางกรมการกงสุลไทย
จากประสบการณ์ที่ได้ทำให้กับทางลูกค้าและผ่านขั้นตอนนี้มา ขั้นตอนค่อนข้างที่จะยุ่งยาก เนื่องจากเจ้าหน้าที่ที่ออกเอกสารบางท่านหรือเป็นผู้ดำรงตำแหน่งใหม่นั้น ไม่เคยนำส่งลายมือชื่อของตนเองเข้าที่กรมการกงสุลไทยหรืออาจจะในพื้นที่ดังกล่าวไม่เคยมีผู้ใช้บริการท่านใดต้องเดินทางไปสเปนหรือประเทศอื่นๆ
ที่ต้องดำเนินการในลักษณะดังกล่าว จะทำให้เอกสารนั้นยังไม่สามารถดำเนินการรับรองได้
ซึ่งสิ่งที่ลูกค้าจะพบเจอเคสปัญหาต้องรอเอกสารที่จะรับรองใช้เวลานานขึ้น จากที่เคยทำมานั้นหากเราให้ทางเจ้าหน้าที่กรมการกงสุลไทยเป็นผู้ดำเนินการจัดทำเอกสารที่มีชื่อเรียกว่า "เอกสารนำส่งลายมือชื่อ (หน่วยงานราชการ)" เพื่อส่งไปยังหน่วยงานต้นทางขั้นตอนนี้ทางเจ้าหน้าที่จะดำเนินการเอกสารตามระบบ ซึ่งเจ้าหน้าที่กรมการกงสุลไทยเองและเจ้าหน้าที่อำเภอต้นทางก็จะดำเนินการตามขั้นตอนของระบบเช่นกัน จึงทำให้เอกสารนั้นใช้ระยะเวลาดำเนินการมาก
ปัญหาที่พบเจอหากเราจำเป็นต้องใช้เอกสารดังกล่าวอย่างเร่งด่วน ต้องติดต่อไปยังหน่วยงานอำเภอเพื่อร้องขอให้ทางเจ้าหน้าที่เร่งดำเนินการให้แต่ใดๆ ก็ตามก็จะต้องเป็นไปตามระยะเวลาของขั้นตอนที่เจ้าหน้าที่แจ้งให้ทราบ
*บางกรณี ที่เจ้าหน้าที่ได้นำส่งลายมือชื่อของตนเองเข้ากรมการกงสุลไทยแล้ว แต่เอกสารที่ออกให้ผู้ใช้บริการเป็นลายมือชื่อใหม่ และลายมือชื่อไม่ตรงกับตอนที่ส่งไปครั้งแรก จะต้องทำเรื่องนำส่งใหม่เช่นกัน
*บางกรณี ที่เจ้าหน้าที่ได้นำส่งลายมือชื่อของตนเองแต่เป็นข้อมูลภาษาไทยเข้ากรมการกงสุลไทย แต่เอกสารที่ออกให้เป็นภาษาอังกฤษ จะต้องทำเรื่องนำส่งใหม่เช่นกัน (เช่นเดียวกับนำส่งลายมือชื่อเป็นภาษาอังกฤษแต่ออกเอกสารเป็นภาษาไทย) ต้องนำส่งใหม่เช่นกัน
*สิ่งที่ควรรู้* เอกสารที่ออกโดยหน่วยงานไทยจะต้องรับรองเอกสารบนต้นฉบับจริงที่ออกมาเท่านั้น กรณีที่เอกสารใดๆ ที่เป็นเอกสารที่ออกได้ 1 ครั้งหรือมีเพียง 1 ฉบับ หรือเอกสารเก่ามากแล้ว ควรติดต่อ
เจ้าหน้าที่ให้ดำเนินการคัดสำเนาเอกสารพร้อมลงลายมือชื่อและวันที่พร้อมตราประทับหน่วยงานให้สมบูรณ์ก่อน หรือขอคัดเอกสารใหม่
ขั้นตอนที่ 3: ดำเนินการแปลเอกสารเป็นภาษาสเปน
ขั้นตอนนี้จะสำคัญมากๆ เนื่องจากเอกสารจะต้องมีการแปลเป็นภาษาสเปน ซึ่งทางสถานทูตจะแนะนำให้แปลโดยศูนย์แปลธรรมศาสตร์หรือจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยในการแปลเอกสาร หรือทางศูนย์แปล JSN TRANSLATION SERVICE ของเราก็มี บริการแปลเอกสารเป็นภาษาสเปน สำหรับยื่นรับรองกับทางสถานทูตสเปนประจำประเทศไทยด้วยเช่นกันครับ
ขั้นตอนที่ 4: รับรองเอกสารที่สถานทูตสเปนประจำประเทศไทย
เมื่อนำเอกสารที่ผ่านการรับรองจากกรมการกงสุลแล้วและแปลเอกสารเป็นภาษาสเปนแล้ว นำไปยื่น
ที่สถานทูตสเปน เจ้าหน้าที่จะตรวจสอบเอกสารอีกครั้งเพื่อรับรองความถูกต้องขั้นสุดท้าย ก่อนนำไปใช้งานในประเทศสเปน
หมายเหตุ: การพิจารณาเอกสารของสถานทูตสเปนใช้เวลา อย่างน้อย 2 สัปดาห์
กรณีที่เอกสารฉบับแปลเจ้าหน้าที่มีการแก้ไขต้องติดต่อศูนย์ให้บริการเพื่อแก้ไขก่อนนำไป
ยื่นรับรองเอกสารใหม่อีกครั้ง
ที่สถานทูตสเปน เจ้าหน้าที่จะตรวจสอบเอกสารอีกครั้งเพื่อรับรองความถูกต้องขั้นสุดท้าย ก่อนนำไปใช้งานในประเทศสเปน
หมายเหตุ: การพิจารณาเอกสารของสถานทูตสเปนใช้เวลา อย่างน้อย 2 สัปดาห์
กรณีที่เอกสารฉบับแปลเจ้าหน้าที่มีการแก้ไขต้องติดต่อศูนย์ให้บริการเพื่อแก้ไขก่อนนำไป
ยื่นรับรองเอกสารใหม่อีกครั้ง
สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนยื่นเอกสาร
เพื่อให้การยื่นเอกสารเป็นไปอย่างราบรื่น ผู้ยื่นต้องเตรียมเอกสารดังต่อไปนี้:
1. เอกสารต้นฉบับที่ลงลายเซ็นครบถ้วน ต้องเป็นเอกสารราชการฉบับจริง พร้อมลายเซ็นถูกต้องตามกฎหมาย
2. เอกสารที่แปลเป็นภาษาอังกฤษ คำแปลควรทำโดยนักแปลผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารราชการ ที่รับรองกงสุลไทยเรียบร้อยแล้ว
3. เอกสารที่แปลเป็นภาษาสเปน คำแปลควรทำโดยนักแปลผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารราชการ
4. สำเนาหนังสือเดินทางของผู้ยื่น เพื่อยืนยันตัวตนในขั้นตอนทำเรื่องรับรอง
5. เบอร์โทรศัพท์ที่ติดต่อได้จริง เพื่อให้สถานทูตสามารถติดต่อกรณีมีปัญหาเอกสาร
6. Email เพื่อให้เจ้าหน้าที่สถานทูตสเปนสามารถแจ้งกลับเมื่อเอกสารมีแก้ไขหรือรับรองเรียบร้อยแล้ว
6. ระบุประเทศปลายทาง โดยทั่วไปต้องระบุว่า “เอกสารฉบับนี้ใช้สำหรับประเทศสเปน” เพื่อประกอบการตรวจสอบ (การระบุข้อมูลนี้คือในกรณีที่ 1. ตอนนำไปยื่นเอกสารรับรองที่กรมการกงสุล 2.การขอใบตรวจสอบประวัติอาชญากรรม)
*ข้อควรทราบ* กรณีที่ไม่สะดวกไปยื่นดำเนินการเองจะต้องมีการจัดทำหนังสือมอบอำนาจให้ผู้ดำเนินการยื่นรับรองแทนพร้อมแนบสำเนาหนังสือเดินทางเจ้าของเอกสารและสำเนาบัตรประชาชนผู้นำไปยื่นแทนให้ทางสถานทูตด้วย
1. เอกสารต้นฉบับที่ลงลายเซ็นครบถ้วน ต้องเป็นเอกสารราชการฉบับจริง พร้อมลายเซ็นถูกต้องตามกฎหมาย
2. เอกสารที่แปลเป็นภาษาอังกฤษ คำแปลควรทำโดยนักแปลผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารราชการ ที่รับรองกงสุลไทยเรียบร้อยแล้ว
3. เอกสารที่แปลเป็นภาษาสเปน คำแปลควรทำโดยนักแปลผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารราชการ
4. สำเนาหนังสือเดินทางของผู้ยื่น เพื่อยืนยันตัวตนในขั้นตอนทำเรื่องรับรอง
5. เบอร์โทรศัพท์ที่ติดต่อได้จริง เพื่อให้สถานทูตสามารถติดต่อกรณีมีปัญหาเอกสาร
6. Email เพื่อให้เจ้าหน้าที่สถานทูตสเปนสามารถแจ้งกลับเมื่อเอกสารมีแก้ไขหรือรับรองเรียบร้อยแล้ว
6. ระบุประเทศปลายทาง โดยทั่วไปต้องระบุว่า “เอกสารฉบับนี้ใช้สำหรับประเทศสเปน” เพื่อประกอบการตรวจสอบ (การระบุข้อมูลนี้คือในกรณีที่ 1. ตอนนำไปยื่นเอกสารรับรองที่กรมการกงสุล 2.การขอใบตรวจสอบประวัติอาชญากรรม)
*ข้อควรทราบ* กรณีที่ไม่สะดวกไปยื่นดำเนินการเองจะต้องมีการจัดทำหนังสือมอบอำนาจให้ผู้ดำเนินการยื่นรับรองแทนพร้อมแนบสำเนาหนังสือเดินทางเจ้าของเอกสารและสำเนาบัตรประชาชนผู้นำไปยื่นแทนให้ทางสถานทูตด้วย
ข้อมูลเพิ่มเติมที่ควรรู้
ที่ตั้งสถานทูตสเปนประจำประเทศไทยอาคารเลครัชดา ออฟฟิศ คอมเพล็กซ์ ชั้น 23
193/98-99 ถนนรัชดาภิเษก แขวงคลองเตย เขตคลองเตย กรุงเทพมหานคร
โทร: 02 661 8284
193/98-99 ถนนรัชดาภิเษก แขวงคลองเตย เขตคลองเตย กรุงเทพมหานคร
โทร: 02 661 8284
กรณีต้องจดทะเบียนสมรสกับชาวสเปนในไทย
ชาวสเปนที่ต้องการสมรสในประเทศไทย ต้องทำขั้นตอนดังนี้
- ขอ ใบรับรองสถานภาพโสด จากสถานทูตสเปน
- รับรองสำเนา Passport จากสถานทูตสเปน
- นำเอกสารไปแปลและรับรองที่กรมการกงสุล
- จึงสามารถนำไปจดทะเบียนสมรสที่อำเภอได้
*ข้อควรทราบ* แนะนำให้ติดต่อยังอำเภอที่ประสงค์ต้องการไปจดทะเบียนสมรสอีกครั้งเพื่อตรวจสอบรายการเอกสารที่ชาวสเปนต้องจัดเตรียมสำหรับจดทะเบียนสมรส เนื่องจากเจ้าหน้าที่อาจมีการร้องขอเอกสารสำหรับจดทะเบียนสมรสเพิ่มเติม
ระยะเวลาดำเนินการ
- การรับรองเอกสารที่สถานทูตสเปนใช้เวลา ขั้นต่ำ 2 สัปดาห์
- ควรเผื่อเวลา เพราะบางกรณีอาจนานกว่านั้นขึ้นอยู่กับประเภทเอกสาร
สรุป
การรับรองเอกสารสำหรับใช้งานในประเทศสเปนเป็นกระบวนการที่ต้องดำเนินการอย่างเป็นขั้นตอน
โดยต้องผ่านทั้งการรับรองจากกรมการกงสุลของไทย และการรับรองจากสถานทูตสเปน การเตรียมเอกสารให้ครบถ้วนตั้งแต่แรกจะช่วยลดความล่าช้าและป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต
หากคุณต้องการบริการ
โดยต้องผ่านทั้งการรับรองจากกรมการกงสุลของไทย และการรับรองจากสถานทูตสเปน การเตรียมเอกสารให้ครบถ้วนตั้งแต่แรกจะช่วยลดความล่าช้าและป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต
หากคุณต้องการบริการ
- แปลภาษาไทย–อังกฤษ-สเปน
- รับรองกงสุลไทย
- เตรียมเอกสารสำหรับสถานทูตสเปน